在建设工程项目实施过程中会产生大量的信息，包括管理类信息（项目中各组织机构、承包合同、各阶段进度计划、采购计划、资金使用计划、采购合同、分包合同、租赁合同等），经济类信息（项目概算、预算、决算、项目盈亏报表、工程量清单等）和技术类信息（技术方案、施工组织方案、工程图纸、质量控制信息、安全管理信息、标准与规范、竣工验收文档、售后服务信息等），信息管理包括对信息的采集、加工、整理、存储、传递和应用。良好的信息管理是完成项目的基本保障，也是竣工验收的重要依据，还是项目管理经验的积累以及传承的重要途径。
一个项目在实施过程所产生的大量信息，有许多信息是相互关联的，后面的信息是基于前面的信息计算得来（例如工程决算书是根据承包合同、变更签证、补充合同等资料为依据），所以任何一方面的信息出现问题都会影响到整个项目的正常进行。同时如果项目信息交流不畅，信息更新不及时，则项目管理者无法及时的、正确的了解项目实施过程中出现的问题，做出相应的决策。项目信息管理的好坏将直接影响项目的成本、进度、质量、风险和安全，所以，项目信息管理对整个项目的实施具有十分重要的影响。
在我国占99%以上的中小型工程施工企业由于公司人员少、一专多能，企业的项目信息管理制度也不健全，对项目信息多采用粗放式管理方式。往往容易出现以下问题：
1.信息收集不充分：从项目方案形成到竣工完成交付使用会产生大量的信息，中小型企业为了降低管理成本，一般都没有专门的信息管理员（资料员），各种信息收集分散滞后，信息收集不及时且容易缺失。没有固定的档案室，资料的经手人资料分散存放，信息交流缺乏，难以信息共享，产生大量信息“孤岛”。
2.信息使用不方便：有些企业虽然将资料集中在公司电脑存放，但却未对其进行分级分类，这样不仅容易导致资料信息混乱，很多管理者需要找一份项目资料时，往往需要找半天；信息数据没有关联性，例如公司管理者需要项目的当前财务数据，财务和项目经理要忙几个小时或几天才可以提供出来。
3.项目信息安全难保证：项目有财务、现场、材料、技术等不同方面的信息。很多中小施工企业并未对项目资料进行分类，资料借阅与归还无记录、各种资料随意传递，企业资料无秘密与公开之分。这样容易导致的后果就是：资料丢失难以找出责任人、企业重要信息被公开、项目信息易泄露，特别是涉及企业商业秘密和技术信息，一旦被泄露，有可能会给企业带来不可挽回的损失。
